Een logboek bijhouden - de juiste manier om het te doen!

1. Jul 2021 | Door Tim Ruhoff

De term "logboek" heeft een negatieve connotatie. Het bijhouden van een logboek wordt geassocieerd met controle en veel onderhoud. Wat er werkelijk achter een logboek schuilgaat, wat de vereisten zijn en wie er überhaupt een logboek moet of zou moeten bijhouden, wordt in het onderstaande besproken.

Wie moet een logboek bijhouden?

Elke bestuurder die een bedrijfswagen voor privé-gebruik ter beschikking heeft gekregen, heeft een keuzerecht wat de belasting van het niet-contante voordeel betreft. Enerzijds bestaat de mogelijkheid om de bedrijfswagen forfaitair te belasten volgens de 1%-methode of om een logboek bij te houden. Welke methode in elk geval het voordeligst is, hangt van vele factoren af en kan voor elke bestuurder afzonderlijk worden bepaald met behulp van een bedrijfswagencalculator. Er zijn echter ook bijzondere gevallen waarin bestuurders verplicht zijn een logboek bij te houden. Dit is het geval wanneer in het wegverkeer een administratieve overtreding is begaan en de eigenaar van het voertuig de identiteit van de bestuurder die de overtreding heeft begaan, niet kan achterhalen.

Bent u het beu om een handmatig logboek bij te houden? Test fleetster dan nu

Logboeken correct bijhouden

Het met de hand bijhouden van een logboek vergt enige inspanning. Er zijn logboekregels die in acht moeten worden genomen opdat het logboek door de belastingdienst wordt erkend. Hieronder wordt uiteengezet wat in verband met de afzonderlijke regels in acht moet worden genomen.

I. Tijdige verzameling van gegevens

De ritten moeten onmiddellijk of uiterlijk aan het eind van de dag worden geregistreerd. Op die manier kan worden voorkomen dat ritten worden vergeten of dat er met de ritten wordt geknoeid.

II. Volledig verslag

De belastingdienst controleert of het logboek volledig is. Om als zakenreis te worden erkend, moeten bij zakenreizen de datum, de bestemming, de reden van de reis en bijvoorbeeld de naam van de klant in het geval van een klantbezoek worden vermeld. Bovendien moet het aantal kilometers aan het begin en het einde van de reis worden gedocumenteerd. Als het logboek hiaten vertoont, wordt het door de belastingdienst niet erkend en wordt de 1%-methode gebruikt om het toegerekende inkomen te berekenen. Dit geldt ook als er bijvoorbeeld verschillen zijn in het aantal afgelegde kilometers. Daarom moet u de belastingdienst actief uitleggen als het voertuig bijvoorbeeld lange tijd niet is gebruikt.

III. Privéreizen

De documentatie van een privérit is veel eenvoudiger. Er hoeft geen informatie te worden verstrekt over de reden van de rit of de bestemming. Alleen de datum en de afgelegde afstand moeten worden geregistreerd. Dit soort documentatie is ook voldoende als ritten van de woonplaats naar de werkplek worden gemaakt met de auto van de zaak. In dat geval is het voldoende om in het logboek van de bestuurder te noteren dat het om de weg naar het werk gaat. In het logboek van de bestuurder moeten werkgerelateerde en privégerelateerde ritten nauwkeurig worden gescheiden. Als bijvoorbeeld een werkgerelateerde rit om privéredenen wordt onderbroken, moet dit duidelijk in het logboek van de bestuurder worden vermeld.

IV. Ingebonden logboek

Het belastingkantoor aanvaardt het logboek alleen als het is ingebonden. Losse verzamelingen bladen alsmede uitgescheurde of toegevoegde bladzijden in een logboek leiden ertoe dat het logboek niet wordt aanvaard. Dit is om ervoor te zorgen dat er niet mee kan worden geknoeid.

Het fleetster logboek - eenvoudig en duidelijk

V. Bestand tegen sabotage

Het logboek mag niet worden gemanipuleerd. latere wijzigingen moeten kunnen worden uitgesloten. als er wijzigingen worden aangebracht, moeten deze duidelijk als zodanig worden gemarkeerd. dit betekent dat de eerdere onjuiste aantekening nog leesbaar moet zijn en de correctie eronder dienovereenkomstig moet zijn aangebracht. op deze manier blijft voor een derde objectief begrijpelijk wat er is gewijzigd. het invullen van een logboek vereist grote zorgvuldigheid. ook kleine fouten kunnen ertoe leiden dat het logboek niet wordt herkend door de belastingdienst. het is daarom raadzaam vooraf een voorbeeldlogboek te bekijken, zodat het vervolgens correct kan worden ingevuld. ook kan de belastingadviseur adviseren over de juiste invulling van het logboek. het is van belang dat het boek document-proof wordt ingevuld. aantekeningen mogen daarom alleen met een document-proof pen of balpen worden gemaakt. aantekeningen die met een vulpen of potlood worden gemaakt, kunnen achteraf worden overgedaan.

VI. Afkortingen

Het invullen van het bestuurderslogboek is een onaangename taak. Wanneer het gaat om ingewikkelde namen of het documenteren van lange straatnamen, wordt het al snel een gekrabbel. De federale fiscale rechtbank heeft echter in verschillende arresten bepaald dat de juistheid en volledigheid van het bestuurderslogboek te allen tijde objectief controleerbaar moeten zijn. Dit betekent dat het afkorten van vaak terugkerende namen alleen mogelijk is als de afkortingen begrijpelijk zijn of het best worden uitgelegd op een verklarend blad.

VI Omwegen

Voorzichtigheid is geboden bij het rijden van omwegen. Als het werkelijk aantal gereden kilometers sterk afwijkt van de kortste route, gaat de belastingdienst ervan uit dat het om een privérit ging. Daarom moet de reden voor de omweg worden gedocumenteerd in het logboek. De belastingrechter definieert een omweg als een omweg die meer dan 24 procent afwijkt van de kortste route.

Test het fleetster-logboek van de bestuurder gratis en bespaar kosten

Het elektronisch logboek

Vanwege de hoeveelheid papier en tijd die het handmatig bijhouden van logboeken kost, stappen veel bedrijven over op een elektronisch logboek. een elektronisch logboek betekent niet dat de ritten in een word- of excel-document worden genoteerd. dit zou in strijd zijn met de fraudebestendigheid, omdat wijzigingen niet te herleiden zijn. daarom moet gebruik worden gemaakt van speciale fleet software. de software registreert de afgelegde afstand via gps in combinatie met een app. de chauffeur hoeft dan alleen nog maar de toewijzing te doen of het een privé- of zakelijke rit is. voor elektronische logboeken geldt de 7-dagenregel. dit betekent dat ritten die automatisch zijn vastgelegd, alleen binnen zeven dagen kunnen worden gecategoriseerd of gewijzigd. dit betekent dat klantnamen of de toewijzing als privé- of zakelijke rit alleen binnen deze periode mogen worden gemaakt.

Test het nu gratis - het elektronische logboek van fleetster

Conclusie

Een logboek bijhouden is geen tovenarij. Het komt erop aan de ritten op een fraudebestendige manier te documenteren, zodat alleen de privéritten moeten worden belast. Een elektronisch logboek kan een waardevol hulpmiddel zijn in vergelijking met de manuele methode, omdat de ritten dan automatisch worden geregistreerd en alleen als zaken- of privérit moeten worden toegewezen. De softwareprogramma's helpen er ook voor te zorgen dat de documentatie wettelijk in orde is, zodat er later geen onaangename verrassingen zijn bij de belastingdienst.