Vaak gestelde vragen - FAQ

7. Apr 2021 | By Tim Ruhoff

Hoe kunnen we u helpen? fleetster Car Sharing en Fleet management systeem vragen beantwoord.

CORPORATE CAR SHARING

1. Wat is Corporate Car Sharing?

Een bedrijf stelt voertuigen ter beschikking van zijn werknemers. De auto's worden beheerd door een slimme software. In tegenstelling tot traditionele oplossingen, boekt elke gebruiker voor zichzelf. Sleutels worden beheerd door de receptie of een volledig geautomatiseerde sleutelbox. Zelfs sleutelloze oplossingen met RFID-technologie zijn mogelijk. Dit systeem kan 100% automatisch worden bediend, helpt de efficiëntie te verbeteren en kosten te besparen.

2. Wat is het verschil tussen Corporate Car Sharing en het beheer van poolauto's?

Corporate Car Sharing brengt poolauto's op een hoger niveau. Enerzijds is het nog steeds een auto die door meerdere gebruikers wordt gebruikt. Corporate Car Sharing breidt het gebruik sterk uit door extra capaciteit ter beschikking te stellen van werknemers of zelfs derden. Het systeem maakt het mogelijk om het gebruik uit te breiden tot 24/7 - zoals elk duur stuk gereedschap zou moeten hebben.

3. Waar komen de voertuigen voor Corporate Car Sharing vandaan?

De voertuigen kunnen van twee bronnen komen:

  • Bestaande poolvoertuigen
  • Nieuwe acquisitie uitgevoerd door de onderneming of met onze hulp

Bij bedrijven waar al een bestaande pool is, is het eenvoudig om fleetster te introduceren. Als een bedrijf graag Corporate Car Sharing wil, maar nog geen voertuigen heeft, helpen wij graag.

4. Waarom heb ik fleetster nodig? Outlook en Excel kunnen hetzelfde doen...

Dat is niet waar! Misschien als u heel weinig voertuigen en gebruikers hebt, kunt u de pool met deze tools beheren. Maar terwijl u het Excel-bestand met al uw medewerkers deelt, kunt u ook gemakkelijk een fleetster-account opzetten. En eigenlijk kan fleetster u veel meer bieden dan Outlook of Excel: export van kostenplaatsen, sleutelbeheer, analyse, optimalisatie van de bezettingsgraad, boekingen door de gebruiker, privéritten, en vele andere tools, die niet door een eenvoudige kalender of een spreadsheet kunnen worden aangeboden.

5. Vanaf hoeveel voertuigen is Corporate Car Sharing redelijk?

Car Sharing voor bedrijven is de moeite waard, zelfs als het bedrijf slechts één voertuig heeft dat door meerdere werknemers wordt gedeeld. fleetster kan de aanvragen vereenvoudigen en vele andere voordelen bieden, zoals het automatische logboek en de mogelijkheid om het voertuig na de werkuren voor privédoeleinden te gebruiken.

6. Wat gebeurt er met de bedrijfsauto's?

U mag de bedrijfswagens houden. De klassieke bedrijfswagen (distributie-, dienst- of incentivewagen) is voor fleetster niet zo interessant. Als de gebruikers op het idee komen dat de bedrijfswagen relatief duur is door de 1-procentregel, heeft fleetster een interessant alternatief.

7. Wat is essentieel voor een Corporate Car Sharing oplossing?

De volgende voertuigen zijn bijzonder geschikt voor Corporate Car Sharing: afdelingsauto's, werkplaatsauto's en de bedrijfsauto's die tijdelijk geen eigenaar hebben, omdat de vorige het bedrijf heeft verlaten en de nieuwe eigenaar nog niet is gekozen. De auto's blijven vaak langere tijd ongebruikt, omdat de gebruikersgroep te klein is of het proces te complex is. De hierboven genoemde voertuigen zijn bijzonder goed omdat ze al beschikbaar zijn en onmiddellijk in fleetster kunnen worden geïntegreerd.

PRIVATE TRIPS WITH CORPORATE CAR SHARING VEHICLES

8. Waarom moet een bedrijf privéreizen mogelijk maken?

Er zijn vele redenen om privéreizen toe te staan - de twee belangrijkste zijn:

  • Motiveren van werknemers door gunstige huurprijzen
  • Verlaging van de vlootkosten met de juiste inkomsten

Zowel de werknemers als het bedrijf kunnen hiervan profiteren. Werknemers kunnen zich misschien zelfs ontdoen van hun eigen voertuigen, en zo een hoop geld besparen. Voertuigen zijn meestal een goed middel om werknemers te motiveren, en tegenwoordig wordt het een echte last om een voertuig te bezitten in een stad. Corporate Car Sharing vult dus perfect de kloof.

9. Wie moet de belastingen betalen voor de voordelen van poolvoertuigen?

Bij privéreizen zijn er heel wat fiscale aspecten waarmee rekening moet worden gehouden. Het grote voordeel is dat fleetster het nodige kader biedt om u te helpen met alle fiscale problemen die zich kunnen voordoen. Dit wordt gewaarborgd door het feit, dat werknemers voor privéreizen een gering bedrag betalen, zodat deze mogelijkheid voor hen geen geldelijk voordeel oplevert. Met fleetster staan het bedrijf en de werknemers aan de veilige kant.

OTHER QUESTIONS

10. Hoe veilig zijn de gegevens?

Wij communiceren uitsluitend via beveiligde SSL-verbindingen. Om de hoogste graad van gegevensbeveiliging te bieden hosten wij alle gegevens op servers in Duitsland! Klanten zoals TÜV SÜD, Tennet of de Universiteit van Kaiserslautern hebben ons uitgebreid getest op gegevensbeveiliging alvorens ons hun opdrachten te geven. Een gedetailleerde beschrijving van de gegevensbeveiliging bij fleetster vindt u in onze Privacy Policy.

11. Hoe kunt u het gemakkelijkst ongeveer 1000 gebruikers aanmaken? Hoe zit het met de beveiliging van de gegevens?

U kunt ons een excel-bestand sturen (kan met wachtwoord beveiligd zijn) en wij kunnen de gegevens uploaden via een beveiligde verbinding. Dit proces werkte ook feilloos voor Tennet met 1.200 gebruikers.

12. Kunnen gebruikers zelf boekingen aanmaken, dus met een minimale inspanning voor een wagenparkbeheerder?

Ja - dit is mogelijk. Maar daarvoor hebt u de e-mailadressen van alle gebruikers nodig. Zodra deze op de juiste plaats in fleetster zijn ingevoegd, krijgen alle gebruikers een uitnodigingsmail. Deze e-mail bevat een link, via welke de gebruiker zich in het systeem kan registreren. U kunt in het kader van een voertuigboeking een supervisor inschakelen, die de dienstritten kan vrijgeven (tot nu toe is er altijd een aanvraag bij de supervisor). Ja - deze functie is beschikbaar en kan worden gebruikt in de Pro-versie.

13. Kan een auto door het systeem worden gegeven, zodat de werknemers niet altijd alleen de mooiste auto kunnen kiezen?

In fleetster is er een functie die deze "picknick-houding" voorkomt. De systeembeheerder hoeft alleen maar de zogenaamde automatische boeking te activeren (of zijn wens aan het fleetster-team kenbaar te maken tijdens het inrichtingsproces van het systeem). Vervolgens kan de gebruiker alleen aangeven welke voertuigcategorie hij voor zijn rit nodig heeft, en kan hij geen expliciet voertuig boeken. fleetster beslist dan op basis van de kosten welk voertuig op dat moment voor de gebruiker het meest zinvol is. Maar wij zullen binnenkort een functie implementeren, waarbij ook de betreffende lease-overeenkomst of de CO2-uitstoot als basis voor de beslissing kunnen worden gebruikt.

14. Indien alle stationwagons reeds zijn geboekt, wordt dan automatisch een gelijkwaardig voertuig in het systeem omgeboekt?

De gebruiker krijgt tijdens het boekingsproces te zien of alle auto's in de bepaalde voertuigcategorie al zijn geboekt. In dat geval kan de gebruiker een andere categorie kiezen of gewoon geen boeking maken in fleetster. Als een voertuig te laat is en de volgende boeking niet kan plaatsvinden, wordt het eerstvolgende zinvolle en beschikbare voertuig automatisch omgeboekt of wordt een alarm via e-mail verstuurd.

15. Wordt voor elke gereden kilometer een kostenplaats gespecificeerd?

In fleetster kan de kostenplaats als verplicht veld worden ingesteld. Dit betekent dat er geen boeking (dus geen rit met een poolvoertuig) kan worden gedaan zonder een kostenplaats op te geven. Vervolgens kan de totale kostenplaatsberekening als excel-bestand worden geëxporteerd.

16. Kan bijvoorbeeld om 22.00 uur een sleuteloverdracht plaatsvinden met een portier als sleutelbeheerder, met alleen deze functie?

We hebben precies hetzelfde geval bij een bedrijf op de volgende manier opgelost. Wat betreft sleutelretouren buiten de openingstijden, wordt eerst aangenomen dat het aantal gereden kilometers hetzelfde is als opgegeven tijdens het boekingsproces. Vervolgens ontvangt de gebruiker een e-mail met het verzoek het juiste bedrag op te geven. Doet hij dat niet, dan ontvangen hij en zijn wagenparkbeheerder een herinneringsmail. Maar het voertuig blijft hoe dan ook boekbaar. En natuurlijk kan hardware worden geïntegreerd. Met behulp van een sleutelkastje kan de sleuteluitgifte volledig worden geautomatiseerd. Vanaf 4.200 € Met de fleetster datakast kunnen de kilometerstanden bij de sleuteloverdracht automatisch worden doorgegeven (geen rijprofielen!) Vanaf 180 € per voertuig Er is ook een mogelijkheid voor een kastje om het openen van de deuren te belemmeren - ongeveer 1000 € per voertuig.

17. Kan de "lokale held" van de autoverhuurbedrijven, zodat uw lokale autoverhuurbedrijf worden geïntegreerd om het aantal van de voertuigen te verhogen?

Onze lokale held heet momenteel Europcar - de verhuurder met de meeste stations in Duitsland. Het zou echter mogelijk zijn een e-mail te sturen naar een vooraf bepaald adres, waar de boekingsgegevens worden opgeslagen. Maar we zouden ons individueel moeten aanpassen aan de behoeften van de lokale aanbieder.

18. Hoe werkt het gammabeheer van e-auto's? Via de OEM's?

Er zijn drie opties voor het bereikbeheer in fleetster:

  • via telematica-eenheden die door de VS worden geplaatst/geïnstalleerd, en NIET door de OEM (original equipment manufacturer, dus autofabrikanten zoals BMW, Daimler ...)
  • de manier waarop de bestuurder aan het eind van de rit de ladingstoestand binnenbrengt
  • door het geschatte aantal km bij BEGINNEN van de boeking, maar dit is niet helemaal juist omdat u niet weet hoe ver het voertuig in werkelijkheid zal rijden (afwijkingen van ongeveer 20 km)