Voordelen van een elektronische rijbewijscontrole
27. jun. 2021 | Door Tim Ruhoff
Als bedrijven hun werknemers een bedrijfsauto of poolvoertuigen ter beschikking stellen, is dat een mooi gebaar. Dit brengt echter ook risico's met zich mee voor de werkgever als eigenaar van het voertuig. Artikel 21 van de Duitse wegenverkeerswet (StVG) bepaalt dat de eigenaar van een voertuig aansprakelijk is als hij iemand zonder geldig rijbewijs zijn voertuig laat besturen of daartoe opdracht geeft. De strafrechtelijke gevolgen variëren van een boete tot een gevangenisstraf. Om de boete te vermijden, moet de eigenaar van het voertuig regelmatig het rijbewijs van zijn chauffeurs controleren. Hoe de rijbewijscontrole in een bedrijf moet worden uitgevoerd, welke technische ondersteuning hiervoor beschikbaar is en waar bij de uitvoering rekening mee moet worden gehouden, wordt hieronder besproken.
Rijbewijs controle in het bedrijf
Rijbewijscontrole voor werknemers betekent dat het bedrijf controleert of de werknemers die een bedrijfsvoertuig besturen, het vereiste rijbewijs hebben. Er zijn geen wettelijke voorschriften over hoe de rijbewijscontrole in het bedrijf moet worden uitgevoerd.
De eenvoudigste, maar ook meest tijdrovende oplossing is de Manuele Rijbewijscontrole. In dit geval moet elke werknemer zijn rijbewijs tonen aan de persoon die verantwoordelijk is voor het wagenpark. Deze persoon vinkt dan de werknemers die geslaagd zijn voor de Rijbewijscontrole af op een lijst of reikt de sleutel van een poolvoertuig uit. Deze methode is problematisch als de werknemers niet eens ter plaatse zijn, maar bijvoorbeeld in het veld werken. Bovendien bestaat het risico dat de controle niet volledig wordt gedocumenteerd of dat bestuurders over het hoofd worden gezien. Ondertussen zijn er echter tal van aanbiedingen om de Rijbewijscontrole elektronisch uit te voeren.
Er worden verschillende varianten aangeboden voor de elektronische rijbewijscontrole.
Een mogelijkheid is het rijbewijs te fotograferen en in de software in te voeren. De wagenparkbeheerder vergelijkt de gegevens met de werknemer die hij of zij kent of vraagt de werknemer een pasfoto te verstrekken. De rijbewijskeuring wordt als geslaagd beschouwd wanneer de wagenparkbeheerder het rijbewijs verifieert.
Een andere mogelijkheid is de verificatie van het rijbewijs met een combinatie van hardware en software. Daartoe wordt op het rijbewijs een RFID-chip (Radio Frequency Identification) aangebracht die bij geschikte leesstations kan worden uitgelezen. De verificatie van het rijbewijs vindt hier automatisch plaats, zodat de wagenparkbeheerder geen afzonderlijke bevestiging hoeft uit te voeren.
Nog eenvoudiger is het om een QR-code aan het rijbewijs te hechten. De QR-code kan overal en altijd worden gescand met een smartphone en de juiste app. Ook hier verifieert het systeem automatisch het rijbewijs.
Voordelen van een elektronische rijbewijscontrole
De voordelen van elektronische rijbewijscontroles zijn groter dan die van handmatige controles. Terwijl bij handmatige controles de bestuurder en de controleur zich op dezelfde plaats moeten bevinden, kunnen elektronische rijbewijscontroles overal worden uitgevoerd. Een ander voordeel is dat de controle op elk moment kan worden uitgevoerd. Bovendien krijgt de bestuurder per e-mail of sms een melding wanneer het rijbewijs opnieuw moet worden getoond. Tegelijkertijd wordt de wagenparkbeheerder geïnformeerd als de bestuurder niet aan dit verzoek heeft voldaan. Op deze manier kan ervoor worden gezorgd dat de halfjaarlijkse controle-intervallen worden nageleefd zonder dat dit in een aparte agenda hoeft te worden bijgehouden. Het tijdrovende coördineren van afspraken komt hierdoor te vervallen. Verdere voordelen van elektronische rijbewijscontroles zijn dat ze ook onafhankelijk van de wagenparkbeheerder kunnen worden uitgevoerd via een centraal systeem waartoe meerdere personen in het bedrijf voor de bestuurder toegang hebben.
De software kan gemakkelijk en intuïtief worden bediend, zodat ook de chauffeurs het systeem accepteren en de voordelen ervan inzien. Afhankelijk van de aanbieder kunnen de softwarepakketten zelfs worden aangepast aan de individuele behoeften van het bedrijf en worden gekoppeld aan andere systemen, zoals de chauffeursinstructie. Gegevensuitwisseling is gemakkelijk mogelijk via een interface.
Een ander voordeel is de controleerbare en automatische documentatie van de gegevens, waardoor in geval van aansprakelijkheid een volledige documentatie kan worden aangetoond.
Nadelen van een elektronische rijbewijscontrole
Ondanks alle voordelen die een elektronische rijbewijscontrole met zich meebrengt, is het gebruik ervan, afhankelijk van de aanbieder, niet altijd helemaal in overeenstemming met de wet. Met name op het gebied van gegevensbescherming en de invoering van de nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming (DSGVO) zijn sommige aanbieders niet meer up-to-date. Dit komt vooral doordat de kwestie van gegevensbescherming niet serieus wordt genomen en er in de software geen rekening wordt gehouden met wijzigingen. Bovendien brengt het gebruik van software extra kosten voor de onderneming met zich mee. Hier moet de onderneming afwegen of de tijdsbesparing en documentatievoordelen opwegen tegen het kostennadeel. Dit is vooral afhankelijk van de omvang van het wagenpark.
Invoering van een controle op het elektronisch rijbewijs
Om de investeringskosten voor een softwareoplossing binnen de perken te houden, moet het bedrijf vooraf nagaan welke aanbiedingen het best aansluiten bij de eisen van het wagenpark. Geeft het bedrijf de voorkeur aan een oplossing via smartphone, dan moet er bijvoorbeeld ook voor gezorgd worden dat de medewerkers een smartphone ter beschikking hebben. Zo niet, dan kan een terminal als controlestation voordelig zijn, maar ook dit heeft als nadeel dat de chauffeurs ter plaatse moeten zijn. Bij de implementatie moet ook rekening worden gehouden met de factor tijd. Hoe snel moet het systeem beschikbaar zijn? Heeft het bedrijf rekening gehouden met een overgangsperiode tot alle rijbewijzen van de chauffeurs voor de eerste keer geregistreerd en in het systeem ingevoerd zijn? Want ondanks alle automatisering van de processen moet er toch op worden gewezen dat de eerste overhandiging van het rijbewijs in ieder geval voor de wagenparkbeheerder moet plaatsvinden, zodat hij bijvoorbeeld de RFID-chip of de QR-code op het rijbewijs kan aanbrengen.
fleetster biedt de onderneming drie mogelijke oplossingen
1. De manuele rijbewijscontrole: De gegevens van de visuele controle worden door de vlootmanager manueel in het systeem ingevoerd. Het voordeel hiervan is dat geen belangrijke gegevens worden vergeten door de gebruikersinterface en dat via het systeem automatisch een herinnering wordt gestuurd wanneer de controle moet worden herhaald.
2. Rijbewijscontrole via foto: Het rijbewijs wordt gefotografeerd en overgebracht naar het systeem. De wagenparkbeheerder controleert het rijbewijs vervolgens handmatig. Het voordeel van deze optie is dat de werknemers niet ter plaatse hoeven te zijn. Als de wagenparkbeheerder de werknemer niet kent, kan ter vergelijking een pasfoto worden ingevoegd.
3. Rijbewijscontrole via hardware: in dit geval wordt het rijbewijs gescand via een RFID-chip of een QR-code en wordt de rijbewijscontrole geacht te zijn geslaagd.
Het voordeel van fleetster is dat alle modellen geïntegreerd zijn in een B2B-mobiliteitsplatform, dat digitaal wagenparkbeheer mogelijk maakt, van de reservatie van wagens tot het elektronisch rittenboek. Op die manier kunnen talrijke producten gecombineerd worden, individueel naargelang de behoeften van de onderneming.
fleetster heeft tien jaar marktervaring in Duitsland, Oostenrijk, Zwitserland en wereldwijd. de toepassingen van fleetster zijn tijd- en plaatsonafhankelijk. de software van fleetster is intuïtief te gebruiken en alle gegevens kunnen met één klik worden opgeslagen. alle toepassingen van fleetster voldoen aan de actuele eisen van de wet op de gegevensbescherming en de algemene verordening gegevensbescherming. deze geteste kwaliteit op het gebied van gegevensbescherming maakt een wettelijk correcte controle van elektronische rijbewijzen mogelijk.
Conclusie over de rijbewijscontrole
fleetster biedt voor elk bedrijf de juiste oplossing om op een wettelijk correcte manier rijbewijscontroles uit te voeren en te documenteren, waardoor het aansprakelijkheidsrisico van het bedrijf tot een minimum wordt beperkt en tegelijk kostbare werktijd wordt uitgespaard die voor belangrijke projecten kan worden gebruikt.